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「文章化」の恩恵6選

投稿日:2020年9月15日 更新日:

仕事をしていると、電話派とメール派で人によって好みが分かれることがあります。

電話は即時性があり、手っ取り早く連絡を取ることができます。
一方でメール等、文章に書き起こしてやり取りをする場面もあります。

今回は仕事において「文章化」することによる恩恵について記事にします。

[目次]

1.情報の劣化が起こりにくい

メールを含め、文章に書き起こしてやり取りする場合は、口伝による伝達方法と異なり、内容が変わったり、情報が劣化しないという利点があります。

人を何人も介す場合、長期的に伝達していく場合などはメールの方が向いていると考えています。

2.事実確認がしやすい

口頭の場合はトラブルが起こっても文章として残らないため、事実確認がしにくくなります。

相手が知らぬ存ぜぬを突き通してしまうと、証明手段が無い等の事態が起こってしまいます。

一方、メールであればトラブルが起こっても第三者からも確認ができます。

3.メール履歴が議事録代わりになる

口頭による打ち合わせ、又は会議の場合は形に残そうとすれば、議事録を作成する手間が掛かります。
さらに、アポなしで話しかけられた場合は、議事録を作成する余裕も無いかもしれません。

一方、メールによるやり取りでは履歴がそのまま議事録となります。

4.細かい認識の齟齬が無い

口頭などによる打ち合わせでは「会話」という性質上、あまり熟考して回答することができません。受け答えするまでに長くても数秒程度かと思います。

それ故に、(あらかじめ準備をしていなければ)細かい言い回しまで気を遣うことは難しくなります。場合によっては伝え忘れが起こるかもしれません。

一方、メールであればリアルタイム性を求められていないため、数十分、場合によっては数時間程度たっぷりと長考して回答することができます。

もちろんその分、伝え忘れが起こりにくくなりますし、高度なやりとりが可能になります。

過去の記事でも、似たような内容について触れています。

5.トラブルになりにくい

口頭だと数秒程度の思考時間しかありません。
加えて、感情的になってしまった場合、トラブルに発展してしまうこともあります。

一方でメールであれば思考時間も長く、送信する前に文章の校正を行うことができ、強い表現を避ける事ができます。
これにより、トラブルに発展しにくくなります。

また、2章の内容と合わさって形として残り、事実確認ができてしまうため、やり取りの際には抑止力が働きます。

6.中断が少ない

こちらも以前の記事で触れました。

話が脱線することもなく、内線による中断も起こりにくくなるため、「聞き忘れた、答え忘れた」が起こりにくいと言えます。


今回の記事は以上です。

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